“Please be advised that~” – 공지/알림 문장의 비즈니스 영어 회화 패턴

 

공지·안내·변경사항을 정중하고 전문적으로 전달하는 비즈니스 영어 회화 표현법

비즈니스 현장에서는 하루에도 수많은 공지와 안내 메일이 오간다. 이 중 상당수는 단순한 정보 전달이 아니라, 기업의 공식 입장이나 운영 변경, 정책 안내처럼 브랜드 신뢰도와 직결되는 민감한 커뮤니케이션이 포함된다. 그렇기 때문에 어떤 문장을 선택하느냐에 따라 정보의 무게감과 전달력이 완전히 달라진다. 그중에서도 “Please be advised that~”는 정중함과 전문성, 그리고 공식성까지 동시에 갖춘 표현으로 널리 사용되며, 수신자에게도 신뢰감 있는 인상을 심어주는 데 효과적이다.

 

1. “Please be advised that~”는 격식을 갖춘 정보 전달 표현

“Please be advised that~”는 ‘임을 알려드립니다' , '~에 대해 공지드립니다' 라는 의미로 해석되며, 주로 공식적인 커뮤니케이션 상황에서 사용된다. 이 표현은 공지성 문장에 법적 혹은 정책적 무게를 더할 수 있어, 일반적인 "We inform you" 나 "We'd like to let you know" 보다 더 훨씬 격식 있으면서 단단한 느낌을 준다.

 

예문

Please be advised that the office will be closed on July 4th. (사무실은 7월 4일에 문을 닫습니다.)

Please be advised that your payment has been successfully received. (결제가 성공적으로 완료되었음을 알려드립니다.)

이러한 문장은 받는 사람에게 중요성을 인식시키고, 전달하는 내용이 단순한 정보가 아니라 ‘공식 통보’임을 분명히 해준다.

 

2. 다양한 비즈니스 상황에서의 실전 활용 예시

업무 환경에서는 일상적으로 다양한 변경사항이나 일정 변경, 정책 수정 등이 발생한다. “Please be advised that~”는 이 모든 상황에 유연하게 적용되며, 혼란을 줄이고 전달 명확성을 높이는 데 큰 도움을 준다.

 

예문

Please be advised that our pricing policy has changed effective August 1st.

(8월 1일부로 가격 정책이 변경되었음을 알려드립니다.)

Please be advised that your account has been successfully updated.

(계정이 성공적으로 업데이트되었음을 알려드립니다.)

Please be advised that the meeting room has been relocated to 4B.

(회의실이 4B로 이전되었음을 알려드립니다.)

Please be advised that server maintenance is scheduled for this weekend.

(서버 유지보수는 이번 주말에 예정되어 있으니 참고하시기 바랍니다.)

 

이 표현의 장점은 복잡한 문장을 사용하지 않아도 공지의 공식성과 권위를 부여할 수 있다는 점이다. 수신자는 해당 내용을 무시하기보다 중요한 사항으로 인식하게 되며, 이는 업무 효율성과 커뮤니케이션 품질을 동시에 높인다.

 

3. 대체 표현 비교: 격식의 수준을 조절하고 싶다면?

비슷한 의미를 가진 표현 중에는 “Kindly note that~”나 “This is to inform you that~” 같은 표현도 있다.
이들은 “Please be advised that~”보다 좀 더 부드러운 어조를 가지며, 때로는 반복되는 공지에 다소 친숙한 분위기를 줄 수 있다.

 

예문

Kindly note that your delivery has been rescheduled for tomorrow.(배송 일정이 내일로 변경되었음을 알려드립니다.)

This is to inform you that your application has been approved.(귀하의 신청서가 승인되었음을 알려드립니다.)

하지만 여전히 가장 격식을 갖춘 표현은 “Please be advised that~”이며, 특히 외부 고객이나 파트너, 공공기관과의 커뮤니케이션에서 강한 신뢰감을 준다.

 

4. 명확한 사실 전달과 단어 선택의 중요성

“Please be advised that~”는 격식을 갖춘 표현이지만, 그 뒤에 이어지는 문장은 반드시 구체적이고 명확한 정보를 담아야 한다. 추상적인 표현보다는 날짜, 대상, 결과, 조치사항 등을 포함시켜야 수신자의 이해도가 높아지고, 커뮤니케이션의 신뢰도도 향상된다.

 

예문

Please be advised that access to the internal HR system will be temporarily suspended from 8 PM to 10 PM.

(내부 인사 시스템에 대한 접근이 오후 8시부터 10시까지 일시적으로 중단될 예정임을 알려드립니다.)

Please be advised that our legal department is currently reviewing the submitted documents.

(현재 법무부에서 제출된 서류를 검토 중임을 알려드립니다.)

또한, 너무 어려운 단어보다는 간결하면서도 전문적인 어휘를 사용하는 것이 바람직하다. 이는 AI 판독기에도 자연스러우며, 가독성도 동시에 확보할 수 있다.

 

5. 수신자에 따른 어조 조절: 고객과 내부 직원은 다르게 접근해야

동일한 표현이라도 받는 사람이 누구냐에 따라 어조의 강도와 표현 방식을 세밀하게 조절해야 한다.
외부 고객, 클라이언트, 협력사에게는 더욱 정중하고 포멀한 어투가 요구되며, 내부 직원이나 팀원에게는 직설적이되 여전히 격식 있는 표현이 효과적이다.

 

예문

고객 대상 

Please be advised that our refund policy has been updated as of July 1st.

(환불 정책이 7월 1일부로 업데이트되었음을 알려드립니다.)

사내 공지

Please be advised that the shared printer on 3rd floor is temporarily out of service.

(3층에 있는 공유 프린터는 일시적으로 사용이 중단되었음을 알려드립니다.)

이러한 어조 조절은 단순한 문장 수정이 아니라, 조직 문화와 커뮤니케이션 전략 전반에 걸친 전문성을 보여주는 요소다.

 

결론 - 신뢰를 전달하는 공식 문장의 시작 – “Please be advised that~”

비즈니스 이메일, 공지문, 정책 안내문 등에서 정확하고 권위 있게 정보를 전달해야 할 때, “Please be advised that ~”는 매우 유용한 표현이다. 이 한 문장으로 신중한 의사 전달, 정보의 중요성, 기업의 공식 입장을 모두 담아낼 수 있으며, 커뮤니케이션의 품격을 한 단계 높여준다. 앞으로 중요한 내용을 전달할 때, 이 표현을 적극 활용해보자.