“I’m writing to ~” 비즈니스 이메일 보낼 때 꼭 필요한 영어 회화 패턴

 

이메일 첫 문장을 자연스럽고 명확하게 시작하는 전략적 표현법

비즈니스 이메일은 단순한 메시지 전달 수단을 넘어, 신뢰를 구축하고 관계를 발전시키는 핵심 커뮤니케이션 도구로 작용한다.

특히 이메일의 첫 문장은 받는 사람에게 첫인상을 결정짓는 요소로 작용하며, 메시지의 흐름과 목적을 예측 가능하게 만드는 중요한 출발점이 된다. 이 첫 문장이 얼마나 명확하고 세련되게 쓰였는지에 따라 이메일 전체의 전문성도 좌우된다. 따라서 이메일의 도입부는 단순히 예의상 던지는 인삿말이 아니라, 정보 전달의 방향성과 이메일의 핵심 목적을 선명하게 전달하는 전략적 표현으로 구성되어야 한다.

 

1. “I’m writing to ~” 는 이메일 목적을 간결하게 전달하는 핵심 표현

“I’m writing to ~”는 이메일을 통해 특정 목적을 전달하고자 할 때 가장 기본이자 강력한 표현이다. 이 구문은 한국어로 번역하면 “~하기 위해 메일을 드립니다” 정도로 자연스럽게 해석되며, 수신자가 본문에 들어가기 전에 이메일의 핵심 내용을 빠르게 파악할 수 있게 해준다.

 

예문

I’m writing to follow up on our last meeting. (지난 회의에 대한 후속 조치를 위해 이 글을 씁니다.)

I’m writing to request more information regarding your product. (귀하의 제품에 대한 추가 정보를 요청드리려 이 글을 씁니다.)

이 표현의 장점은 불필요한 서술 없이 본론으로 바로 진입할 수 있는 구조라는 점이다. 이메일의 서두에서 목적을 명확하게 밝힘으로써, 상대방은 메일 전체를 빠르게 스캔하면서도 중요한 정보를 놓치지 않게 된다.

 

2. 실무 상황별 도입부 표현: 다양한 맥락에 자연스럽게 활용

업무 환경에서는 수많은 상황에 대응하기 위한 다양한 이메일이 오간다. 하지만 어떤 상황이든 “I’m writing to ~” 는 거의 모든 유형의 이메일에 유연하게 적용 가능하다. 아래는 주요 비즈니스 상황에 맞는 도입부 예시다.

 

예문

I’m writing to inform you that the shipment has been delayed. (배송이 지연되었음을 알려드리기 위해 글을 씁니다.)

I’m writing to confirm our meeting scheduled for July 5th. (7월 5일로 예정된 회의를 확인하기 위해 글을 씁니다.)

I’m writing to thank you for your quick response to our inquiry. (저희 문의에 신속하게 답변해 주셔서 감사합니다.

I’m writing to apologize for the inconvenience caused by the error. (오류로 인해 불편을 끼쳐드려 죄송합니다.)

이처럼 동사만 적절히 교체하면, 감사, 사과, 확인, 통보 등 어떤 커뮤니케이션 목적에도 자연스럽게 확장하여 사용할 수 있다.

 

3. “I am contacting you to~” 와의 뉘앙스 차이: 매체에 따른 표현 선택

비슷한 표현인 “I’m contacting you to ~”는 이메일뿐 아니라 전화, 메시지, 채팅 등 다양한 채널에 사용할 수 있는 보다 포괄적인 표현이다. 그러나 이메일이라는 특정 상황에선 “I’m writing to ~”가 더 직접적이고 명료한 인상을 준다.

 

예문

I’m writing to share an update on the project. (프로젝트에 대한 업데이트를 공유하고자 글을 씁니다.)

I’m contacting you to follow up on our previous conversation. (이전 대화에 대한 후속 조치를 취하기 위해 연락드립니다.)

두 표현 모두 정중함을 갖추고 있지만, 'writing' 이라는 구체적인 매체가 명시된 점에서 후자가 이메일에 더 최적화된 표현으로 평가된다.

 

4. 캐주얼한 대체 표현: 친근함을 주는 커뮤니케이션 전략

업무 관계가 이미 형성된 동료나 오랜 고객에게는 다소 편안하고 유연한 어조가 오히려 신뢰를 더할 수 있다. 이때는 “Just a quick note to ~”나 “I wanted to ~”와 같은 표현을 사용하면 적절하다.

 

예문

Just a quick note to remind you of the upcoming deadline. (다가오는 마감일을 알려드리기 위해 간단히 메모를 드립니다.)

I wanted to reach out to discuss the new project proposal. (새로운 프로젝트 제안에 대해 논의하고자 연락드리고 싶었습니다.)

이러한 표현들은 형식적이기보다 인간적인 접근을 가능하게 해주며, 이메일의 톤을 더 부드럽고 접근 가능하게 만든다.

 

5. 구체적인 목적 서술로 문장 완성도 높이기

“I’m writing to ~” 다음에는 구체적이고 명확한 목적을 반드시 덧붙여야 한다. 단순한 문장 구조이지만, 이를 제대로 활용하면 읽는 사람에게 메일의 의미와 목적을 분명히 전달하면서도 읽기 쉬운 이메일을 완성할 수 있다.

 

예문

I’m writing to inquire about your services for our event next month.

(다음 달 이벤트에 대한 귀하의 서비스에 대해 문의드리고자 글을 씁니다.)

I’m writing to let you know that the budget has been approved and finalized.

(예산이 승인되고 확정되었음을 알려드리기 위해 글을 씁니다.)

이러한 구조를 반복 연습하고 익히면, 모든 상황에 맞는 이메일 서두를 손쉽게 작성할 수 있는 역량을 갖추게 된다.

 

결론- 효과적인 비즈니스 이메일은 “I’m writing to ~”로 시작할 수 있다

명확하고 예의 있는 커뮤니케이션은 비즈니스에서 신뢰를 쌓는 첫걸음이다. “I’m writing to ~”는 단순한 표현처럼 보이지만, 실제로는 이메일의 목적, 방향성, 의도를 한 문장에 함축시킬 수 있는 탁월한 도입 문장이다. 이메일 작성이 막막할 때, 이 문장으로 시작하면 구조적 안정감과 전문성을 동시에 확보할 수 있다. 작은 표현 하나지만, 그것이 상대의 신뢰와 비즈니스 성과를 결정짓는 열쇠가 될 수 있다.